Det blir digitale valg våren 2021

Siden 2021 så langt leverer på 2020-nivå er det vanskelig for medlemsorganisasjonen Studentersamfundet å samle alle som vil til Samfundsmøte i Storsalen, i forutsigbar framtid. Dette gjelder også valg og avstemninger i organisasjonen. Vi ser det som viktig å la medlemmene få ytre sin mening gjennom votering. Derfor har vi sett oss nødt til å lage en mulighet for å gjennomføre valg digitalt.

Det blir annerledes

Dette avviker fra det valg på Samfundet har vært fram til nå. Diskusjonen om hvorvidt vi skal ta i bruk digitale verktøy for å gjennomføre valg er ikke ny. Det som er viktig å presisere er at dette ikke er en endring av måten Samfundet gjennomfører valg på i all framtid, men et verktøy for å sikre at vi får gjennomført valg nå når vi dessverre ikke kan åpne Storsalen for alle som ønsker å stemme.

Hvorfor må vi egentlig ha avstemninger?

Samfundet er en medlemsorganisasjon, som vektlegger demokratiske prosesser. Lovene tilsier at det skal gjennomføres valg og avstemninger for å sikre videre drift, gjennom blant annet godkjenning av budsjett. I tillegg velger vi en rekke tillitsrepresentant gjennom personvalg, eksempelvis leder, Isfit-president, og medlemmer til Rådet. Det er derfor nødvendig for Samfundets drift at vi har mulighet for å avholde voteringer. Organisasjonen kan ikke fungere over tid uten godkjent budsjett, Nybyggprosessen vil stagnere uten tilslutning fra medlemmene om retning, og det vil bli slitsomt for Karen å måtte være leder i et år til.

Slik vil det fungere

Systemet som tas i bruk er en videreutvikling av systemet som benyttes under “vanlige” valg. IT-gjengen til Samfundet, ITK, har stått for utviklinga. Det vil si at Samfundet som organisasjon har full kontroll og innsyn i systemet. Vi eier våre data og vår kode, og kan være sikre på at de behandles skikkelig - anonymt og sikkert.

Prosessen blir som følger:

1. Du logger på Samfundets medlemsdatabase - sjekk at du får logga inn allerede nå:

   https://medlem.samfundet.no/

2. Dersom det er et pågående valg, vil det være en lenke der som tar deg til dette valget.

3. Stem på det alternativet du ønsker

4. Du får varsel om at stemmen gikk gjennom

5. Du blir sendt tilbake til hovedsiden, her kan du eksempelvis stemme på neste valgrunde dersom det er aktuelt

6. Valget lukkes

7. Rådet bekrefter at voteringen har gått riktig for seg

8. Styret får oversikt over innkomne stemmer, og regner ut resultatet

Merk at det ikke er mulig å stemme flere ganger ved samme valg, og at hva du har stemt ikke vil ligge som tilgjengelig informasjon for deg - bare informasjon om at du har stemt.

Litt mer teknisk gjennomgang

1. Du logger på Samfundets medlemsdatabase https://medlem.samfundet.no/
2. Der vil det ligge et valg tilgjengelig dersom det er et åpent valg som foregår
3. Trykk på valget du skal stemme på
   1. Systemet sjekker at du har gyldig medlemskap
   2. Systemet sjekker at det er et valg som faktisk er åpent
   3. Systemet sjekker at du ikke prøver å stemme ved et valg som ikke fins
4. Du kommer inn til det faktiske valget
5. Du stemmer på den kandidaten du ønsker å stemme på
   1. Systemet sjekker at du har gyldig medlemskap
   2. Systemet sjekker at det er et valg som faktisk er åpent
   3. Systemet sjekker at du ikke prøver å stemme ved et valg som ikke fins
   4. Systemet sjekker at du ikke har stemt før ved dette valget
   5. Informasjon om at du har stemt logges (på samme måte som ved urnevalg i Storsalen)
   6. Informasjon om at det har kommet en stemme legge til i antallet stemmer det valgalternativer har fått.
6. Valget avsluttes
7. Hvor mange stemmer hvert valgalternativ har fått gjøres tilgjengelig for Styret, som regner ut resultatet

Har du tekniske spørsmål, ta kontakt med itk@samfundet.no

Spørsmål og svar

• Hva om jeg har glemt passordet?
  • Da kan du be om nytt passord på innloggingssiden. Superb om du gjør dette før valget starter, slik at du er klar. Vi skal ta oss god tid, men det er greit å være forberedt
• Hva om jeg ikke har registrert medlemskortet/oblatet?
  • Da vil du ikke kunne stemme før du har registrert medlemskortet ditt, og ditt nye oblat
• Hva om jeg ikke har gyldig medlemskap
  • Du må ha gyldig medlemskap for å kunne stemme. Dersom du har vært medlem tidligere kan du fornye dette digitalt på https://medlem.samfundet.no/ . Husk å registrere medlemskapet/det nye oblatet. Helt nye medlemmer må innom Luka i åpningstiden for å kjøpe medlemsskap.
• Hvem er egentlig tellekorpset nå?
  • Det er “operatørene av tellemaskinen” som er tellekorps, altså ITK
• Betyr det at LØK/Klubbstyret/KU blir arbeidsledige nå som de ikke er tellekorps?
  • Det vil nok bli manuelle valg igjen, men i tilfellene med digitale valg vil de ikke ha noen rolle som tellekorps. ITK skal ha på liten lue over ørene, eller bøttehatt, og små solbriller i solidaritet
• Hvordan kan jeg vite at alle stemmene som kommer inn er gyldige stemmer? @
  • Det sjekkes i to omganger om brukeren har et gyldig medlemskap, før det kan stemmes. I tillegg kan loggen sjekkes dersom det er noe som skurrer.
• Hvem er observatører i digitale valg?
  • Som ved vanlige valg er Rådet “valgets observatør”. Ved personvalg kan også de som er på valg peke ut en observatør hver. Disse vil få tilgang til å se loggen for å sjekke at alt går riktig for seg
• Kan man se hvem som har stemt hva?
  • Nei, loggen sier bare at medlemsnummer har stemt. Informasjonen av hvilke stemmer som kommer inn, går i en annen informasjonsstrøm.
• Kan noen logge inn i siste minutt for å stemme?
  • Ja, det kan de. På samme måte som at de kan løpe inn i Storsalen i siste minutt å stemme. Dette arbeidet er ikke en forbedring av valgordningen vi har, men å gjøre et digitalt alternativ så likt et ordinært valg som mulig.
• Hvem har tatt avgjørelsen om å gjennomføre valg digitalt?
  • Styret har lagt ned mye jobb i å gjøre valg gjennomførbart under unormale forhold. Rådet har kommet med innspill til hvordan det kan gjennomføres i henhold til lovene. Finansstyret har stilt med kompetanse og utvikling via sin undergruppe ITK.